Assistant Administratif et Financier

Poste proposé : Assistant Administratif et FinancierBackground Le conflit et la violence continue en République Centrafricaine ont fortement limité l’Etat…

Poste proposé : Assistant Administratif et FinancierBackground
Le conflit et la violence continue en République Centrafricaine ont fortement limité l’Etat de Droit, l’autorité et la capacité de l’Etat de piloter les réformes nécessaires du secteur de la justice, de lutter contre l’impunité et de promouvoir l’accès des populations à des services de justice, limitant le contrat social, la légitimité du secteur de justice et la confiance des populations dans les institutions de l’Etat. Chacun des 4.6 million Centrafricains a été affecté par l’effondrement de l’Etat de droit, la désintégration des familles et de communautés entières et la destruction des biens et infrastructures de base et par les violations des droits humains commises dans le pays tout entier. Les Nations Unies accompagnent les partenaires des secteurs de la Sécurité et de la Justice dans une vision de réforme et centrée sur les personnes, afin d’appuyer la dotation en capacités techniques, personnel, matériel et infrastructures. La capacité des autorités de redéployer les services de l’Etat dans l’arrière-pays demeure limitée notamment à cause d’une insécurité persistante et du manque d’infrastructure et de ressources humaines très important. Les acteurs et les communautés ont recours au niveau local à des prestataires de services informels et de la société civile.

Depuis 2014 le PNUD et la MINUSCA mettent en œuvre des projets de manière conjointe dans le domaine de l’Etat de Droit. Aujourd’hui il s’agit d’un portefeuille de 3 projets avec des activités sensibles et complexes, et une multiplicité de partenaires nationaux et bailleurs.

C’est dans ce contexte que le PNUD RCA recrute un(e) Assistant(e) administratif et financier.

Sous l’orientation générale du Chargé des Opérations du Bureau du PNUD Bangui, le AAF est sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal du portefeuille et appui tous les collègues des projets pour l’atteinte des résultats. Il ou elle effectuera ses fonctions d’analyste et de conseiller aux collègues de l’équipe tout en appliquant les procédures et normes du PNUD liées à la gestion administrative et financière des programmes/projets sous ATLAS. L’Assistant Administratif et Financier assure d’une manière efficace la gestion administrative et financière du portefeuille en s’assurant de la transparence et intégrité dans l’obtention des résultats. Il s’emploie à promouvoir l’approche orientée vers les clients de façon soutenue, en conformité avec les règles et procédures du PNUD.

Duties and Responsibilities
Le/la Assistant Administratif et Financier du portefeuille des projets Etat de Droit effectue toutes les tâches incombant à sa fonction et plus spécifiquement il exécute les tâches suivantes :

A) Sur le plan administratif

1. Gérer le processus d’approvisionnement et de gestion des fournitures et équipement des projets

Gérer les contrats de consultants et partenariats, et préparer et actualiser une liste de tous les contrats pour leur déroulement optimal
Préparer et suivre le plan d’approvisionnement hors Atlas
Faire le suivi des commandes de fournitures et matériels
Réceptionner les fournitures
Gérer les fournitures et équipements du programme
Gérer les fiches de suivi d’entrées et sorties de l’entrepôt
Préparer les missions de terrain pour le personnel du projet et les partenaires.
2. Gérer la correspondance administrative des projets

Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes
Assurer le traitement quotidien du courrier, la saisie des rapports et documents de travail, ainsi que la reproduction des documents ;
3. Gérer les séminaires et ateliers

Préparer et organiser les ateliers et séminaires
4. Créer et gérer un fond documentaire et contrôler les matériels et équipement des projets

Archiver et classer les documents de travail ainsi que les documents de base des projets
Préparer et conduire les inventaires.
B) Sur le plan financier

1. Appuyer à la préparation et gestion des budgets des projets

Appuyer dans la préparation du budget estimatif des projets
Préparer les rapports financiers aux bailleurs
Effectuer les révisions budgétaires après approbation
Installer et gérer le budget des projets dans ATLAS
Installer le budget des projets dans Atlas
Faire le suivi des projets dans Atlas
Recevoir et analyser les requêtes de paiement
Préparer les réquisitions et les demandes de paiement
Effectuer les paiements aux consultants, aux Experts, aux fournisseurs et autres prestataires des projets en utilisant le logiciel de gestion Atlas ;
Sur présentation d’une autorisation de paiement, calculer et payer les perdiems, salaires et autres, effectuer les paiements liés aux voyages et autres réclamations.
Archiver et classer les dossiers financiers ainsi que les pièces comptables.
Préparer des fiches hebdomadaires sur la situation financière du portefeuille et gérer les autres outils de gestion des opérations
Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur le succès des projets du portefeuille d’Etat de Droit. Plus particulièrement, les résultats clés suivants seront obtenus :

Les projets du portefeuille disposent d’outils de suivi des opérations : fiche de situation financière hebdomadaire, liste avec calendrier des contrats en cours (consultances, LOA, etc.), liste de demandes de services et actions à suivre avec les achats, fiches de suivi de entrées et sorties de l’entrepôt, etc.
Les projets du portefeuille disposent d’un plan d’approvisionnement à jour dont l’exécution est bien suivie
Les missions de terrain sont organisées et toutes les dispositions pratiques sont prises
Les correspondances et courriers des projets sont bien gérés et tenus ainsi que le fonds documentaire
Les ateliers et séminaires sont organisés et les fournitures et matériels sont disponibles à temps
Le budget des projets est préparé, installé et géré dans Atlas
Les inventaires des projets sont tenus régulièrement.

Profil recherché pour le poste : Assistant Administratif et Financier

  • Un diplôme universitaire (Maîttrise) en Finances, Economie, Administration ou tout autre domaine équivalent.
  • La Licence est acceptée si couplée à l’expérience requise.

Expérience

  • Un minimum de quatre (04) ans d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la logistique, gestion, administration, comptabilité, finances est requis au plan national ou international pour les candidats titulaires d’une Maîtrise.
  • Un minimum de cinq (05) ans d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la logistique, gestion, administration, comptabilité, finances est requis au plan national ou international pour les candidats titulaires d’une Licence.
  • Avoir une expérience dans la mise en œuvre de projets conjoints entre le PNUD et d’autres entités des Nations Unies, notamment la MINUSCA. L’expérience de projets en lien avec l’Etat de Droit (justice et sécurité) sera un atout.
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureau (MS Word, Excel, Powerpoint, etc.). Recherche sur Internet et utilisation de messagerie électronique. Expérience dans la manipulation des systèmes de gestion informatisée.

Informatique

  • Word, Excel, Power Point, Internet, logiciel Atlas

Langue(s)

Maîtrise du Français. Connaissance de base de l’anglais.

Competencies
Valeurs de base

Intégrité
Professionnalisme
Respect pour la diversité
Compétences Fonctionnelles :

Aptitude à planifier et à organiser
Le/la titulaire définit clairement des buts, hiérarchise les activités et tâches prioritaires et prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Il/elle tient compte des risques et des imprévus dans la planification et suit de près l’exécution des plans.

Souci du client
Le/la titulaire considère tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des «clients» et cherche à voir les choses de leur point de vue. Il/elle établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Il/elle discerne les besoins des clients et trouve les moyens d’y répondre. Il/elle tient les clients informés de l’avancement des projets.

Esprit d’équipe
Le/la titulaire collabore avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs des projets. Il/elle sollicite les apports des autres et est prêt(e) à apprendre d’eux. Il/elle fait passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel.

Aptitude à la communication
Le/la titulaire du poste s’exprime avec clarté et efficacité, à l’oral comme à l’écrit, en français et en arabe. Il/elle a l’esprit de synthèse et de bonnes capacités de recherche. Il/elle est à l’écoute des autres, s’efforce de bien les comprendre et sait réagir de façon appropriée. Il/elle n’hésite pas à demander des éclaircissements et se montre ouvert au dialogue.

Sens des responsabilités
Le/la titulaire assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements. Il/elle livre les produits dont il/elle a la responsabilité dans les délais et en se tenant aux normes de qualité. Il/elle se conforme aux règles et procédures du PNUD.

Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances

Niveau 1.1. : Recherche de base et analyse

Rechercher les meilleures pratiques et initier de nouvelles, manières plus effectives de faire les choses.
Connaissance et expertise techniques

Niveau 1.1. : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail.
S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage.
Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’accomplissement de ses tâches.
Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement

Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.
Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion

Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion.
Clientèle

Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients

Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun.
Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients.
Promouvoir la Responsabilité et la Gestion Axée sur les Résultats

Niveau 1.1: Collecter et disséminer l’information

Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de responsabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats.
Autres compétences

Etre capable de créer et gérer des outils de gestion opérationnelle et financière ainsi que les fiches d’inventaires et d’en assurer le suivi
Une maîtrise du logiciel de gestion Atlas est essentielle
Avoir un sens de l’organisation et de gestion de fond documentaire
Avoir une aptitude à la communication ;
Avoir la disponibilité dans le cadre de son travail.

Critères de l’annonce pour le poste : Assistant Administratif et Financier
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDD
Région :
Bambari – Bangassou – Bangui – Berbérati – Bimbo – Birao – Bossangoa – Bouar – Bozoum – Bria – Kaga-Bandoro – Mbaïki – Mobaye – Ndélé – Nola – Obo – Sibut
Niveau d’expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d’études :
Bac+3
Langues exigées :
anglaiscourant
françaiscourant